Was passiert nach der letzten Mahnung? Inkasso, Mahnbescheid oder Klage

Erst prüfen: Ist die Forderung reif für den nächsten Schritt?

Die letzte Mahnung ist verschickt, die Frist abgelaufen, das Geld nicht da. Bevor Sie eskalieren, lohnt ein kurzer Blick auf fünf Punkte, denn jeder weitere Schritt kostet Geld und ist schwer zurückzunehmen:

• Ist die Rechnung zugegangen und der Kunde in Verzug? Verzug tritt durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein, bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungsziel auch ohne Mahnung, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
• Gibt es Einwände? Eine offene Reklamation, ein Streit über die Leistung oder eine Gutschrift, die nie gebucht wurde, gehören geklärt, bevor ein Dritter mahnt.
• Ist die Zahlung vielleicht schon da? Überweisungen mit unklarem Verwendungszweck bleiben leicht unzugeordnet. Ein automatischer Zahlungsabgleich verhindert, dass Sie eine bezahlte Rechnung ans Inkasso geben.
• Stimmt die Adresse? Mahnbescheid und Inkasso scheitern an einer veralteten Anschrift.
• Lohnt sich der Aufwand? Bei sehr kleinen Beträgen übersteigen Gebühren und eigene Arbeitszeit schnell die Forderung.

Wie die Stufen davor aufgebaut sind, beschreibt der Ratgeber zu den Mahnstufen. Hier geht es um das, was danach kommt.

Option 1: Zahlungsvereinbarung und Ratenzahlung

Der günstigste Weg nach der letzten Mahnung ist häufig ein Anruf. Viele Kunden zahlen nicht, weil sie gerade nicht können, nicht weil sie nicht wollen. Eine Ratenvereinbarung sichert dann die Forderung und erhält die Geschäftsbeziehung.

Halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest: Gesamtbetrag, Raten, Termine und eine Verfallsklausel, nach der bei Ausbleiben einer Rate der gesamte Rest sofort fällig wird. Ein ausdrückliches Anerkenntnis der Forderung lässt die Verjährung neu beginnen und nimmt dem Kunden spätere Einwände. Solange die Raten laufen, pausieren Sie das Mahnwesen für diesen Kunden.

Option 2: Übergabe an ein Inkassounternehmen

Ein Inkassounternehmen mahnt in eigenem Namen, telefoniert, verhandelt Raten und übernimmt die Kommunikation. Das entlastet Sie und erhöht den Druck, weil der Kunde sieht, dass die Forderung das Haus verlassen hat.

Zu den Kosten: Die Inkassokosten sind grundsätzlich ein Verzugsschaden, den der Schuldner zu erstatten hat. Ihre Höhe ist gesetzlich gedeckelt und orientiert sich an den Gebühren, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte; bei kleinen Forderungen und bei Verbrauchern gelten zusätzliche Grenzen. Zahlt der Schuldner nicht, hängt es von Ihrem Vertrag mit dem Inkassounternehmen ab, ob Sie selbst eine Vergütung schulden. Lesen Sie diesen Vertrag vor der ersten Übergabe.

Zwei Grenzen sollten Sie kennen: Ein Inkassounternehmen kann keinen vollstreckbaren Titel schaffen; dafür braucht es das gerichtliche Mahnverfahren oder eine Klage, die viele Inkassounternehmen über Partneranwälte anbieten. Und es muss als Inkassodienstleister registriert sein; das lässt sich im Rechtsdienstleistungsregister prüfen.

Option 3: Gerichtliches Mahnverfahren mit Mahnbescheid

Das gerichtliche Mahnverfahren ist der schnelle Weg zu einem Titel für unbestrittene Forderungen. Sie beantragen den Mahnbescheid online beim zentralen Mahngericht Ihres Bundeslandes; eine Begründung ist nicht nötig, das Gericht prüft die Forderung inhaltlich nicht. Der Ablauf:

• Mahnbescheid: Das Gericht stellt ihn dem Schuldner zu. Dieser hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder Widerspruch einzulegen.
• Vollstreckungsbescheid: Bleibt der Widerspruch aus, beantragen Sie innerhalb von sechs Monaten den Vollstreckungsbescheid. Gegen ihn kann der Schuldner zwei Wochen Einspruch einlegen.
• Vollstreckung: Ohne Einspruch haben Sie einen Titel, der 30 Jahre vollstreckbar ist. Der Gerichtsvollzieher pfändet, Sie können Konten pfänden lassen oder eine Vermögensauskunft verlangen.
• Bei Widerspruch: Das Verfahren geht auf Antrag an das zuständige Prozessgericht über und läuft wie eine Klage weiter.

Die Gerichtsgebühr für den Mahnbescheid beträgt eine halbe Gebühr nach dem Streitwert, bei kleinen Forderungen ein niedriger zweistelliger Betrag; sie zählt zu den Kosten, die der Schuldner erstatten muss. Ohne Widerspruch dauert das Verfahren meist wenige Wochen. Ein Anwalt ist nicht vorgeschrieben.

Option 4: Klage

Bestreitet der Kunde die Forderung, führt nur die Klage weiter, entweder direkt oder nach dem Widerspruch im Mahnverfahren. Zuständig ist bis zu einem Streitwert von 5.000 Euro das Amtsgericht, darüber das Landgericht, wo ein Anwalt Pflicht ist.

Rechnen Sie mit Gerichtskosten und Anwaltsgebühren nach Streitwert, die die unterlegene Seite trägt, und mit einer Dauer von mehreren Monaten. Eine Klage lohnt nur mit Beweisen: Auftrag oder Vertrag, Lieferschein oder Abnahme, Rechnung, die Mahnungen und die Korrespondenz. Eine vollständige Mahnhistorie ist hier bares Geld.

Verjährung im Blick behalten

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie davon wussten. Eine Rechnung vom Mai 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029.

Wichtig: Weitere Mahnungen hemmen die Verjährung nicht, auch nicht die Übergabe an ein Inkassounternehmen. Gehemmt wird sie durch die Zustellung eines Mahnbescheids oder die Erhebung einer Klage. Neu beginnt sie, wenn der Schuldner die Forderung anerkennt, etwa durch eine Teilzahlung oder eine Ratenvereinbarung. Wer eine ältere Forderung über das Jahresende bringen will, muss im Dezember den Mahnbescheid beantragen, nicht die vierte Mahnung schreiben.

Wie entscheiden? Faustregeln nach Betrag und Lage

• Kleine Beträge, etwa unter 100 bis 200 Euro: Mahnbescheid nur, wenn die Adresse sicher ist; sonst Inkasso oder Ausbuchung. Ein Gerichtsverfahren rechnet sich nicht.
• Unbestrittene Forderung, Adresse sicher: Mahnbescheid selbst beantragen. Schnell, günstig, ohne Anwalt.
• Bestrittene Forderung: Erst Beweise ordnen, dann Klage mit Anwalt. Ein Mahnbescheid würde ohnehin per Widerspruch im Klageverfahren landen.
• Kunde will zahlen, kann aber nicht: Ratenvereinbarung mit Anerkenntnis.
• Kunde ist insolvent: Forderung beim Insolvenzverwalter anmelden; jeder andere Schritt ist gesperrt.
• Kunde ist nicht erreichbar: Adresse über Einwohnermeldeamt oder Handelsregister klären, dann Mahnbescheid; parallel Inkasso mit Adressermittlung.

Forderungsausfall sauber abschließen

Bleibt alles erfolglos, buchen Sie die Forderung aus. Dokumentieren Sie den Versuch der Beitreibung, denn bei einer uneinbringlichen Forderung dürfen Sie die abgeführte Umsatzsteuer berichtigen, und das Finanzamt fragt nach den Nachweisen. Setzen Sie den Kunden für künftige Aufträge auf Vorkasse. Die Ausfallquote fließt in Ihre Debitoren-Kennzahlen ein und zeigt, ob die Stufen davor zu lange laufen.

Wie acucollect den Übergang unterstützt

In acucollect, der Debitorenmanagement-Software von RLOX, ist die letzte Mahnstufe der Punkt, an dem das interne Mahnwesen endet und die Entscheidung für den nächsten Schritt ansteht:

• Die letzte Mahnung kündigt die Übergabe an Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren mit Datum an.
• Forderungen lassen sich direkt aus der Software an ein Inkassounternehmen übergeben, mit vollständiger Mahnhistorie, Fristen und Gebühren als Nachweis.
• Eine Mahnsperre je Kunde hält den Ablauf während einer Ratenvereinbarung oder Reklamation an.
• Zahlungen, die während der Klärung eingehen, werden automatisch zugeordnet, damit kein bezahlter Betrag weiterverfolgt wird.

Den Ablauf davor beschreibt der Ratgeber zum Mahnlauf.