Mahnstufen: Ablauf, Fristen und Mahngebühren im Überblick

Was sind Mahnstufen?

Mahnstufen sind die aufeinander folgenden Schritte, mit denen ein Unternehmen eine überfällige Rechnung nachfasst: meist Zahlungserinnerung, erste Mahnung und letzte Mahnung, danach Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine Anzahl; üblich sind zwei bis drei Stufen im Abstand von 7 bis 14 Tagen. Eine einzelne Mahnstufe ist ein Schritt davon – „Mahnstufe 1“ ist in den meisten Unternehmen die Zahlungserinnerung.

Mahnstufen beschreiben, wie sich der Ton und die Konsequenzen im Mahnprozess Schritt für Schritt steigern. Die erste Stufe geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung übersehen hat. Jede weitere Stufe wird bestimmter, nennt klarere Fristen und kündigt schließlich an, was passiert, wenn weiterhin keine Zahlung eingeht.

Der Sinn der Stufen liegt nicht im Recht, sondern in der Praxis: Die meisten überfälligen Rechnungen werden nach einer freundlichen Erinnerung bezahlt. Wer gleich mit der härtesten Formulierung beginnt, verärgert zuverlässige Kunden. Wer nie eskaliert, wird von unzuverlässigen Kunden ans Ende der Zahlungsliste gesetzt. Wie die Stufen im wiederkehrenden Ablauf des Mahnwesens zusammenspielen, beschreibt der Ratgeber zum Mahnlauf.

Die üblichen Mahnstufen im Überblick

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis, dass eine Rechnung offen ist. Sie nennt Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Bankverbindung und enthält in der Regel keine Gebühr. Viele Unternehmen versenden sie wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels. Rechtlich kann bereits diese Erinnerung als Mahnung wirken, wenn sie eindeutig zur Zahlung auffordert.

Stufe 2: erste Mahnung

Die erste Mahnung ist sachlich und bestimmt. Sie setzt eine konkrete Zahlungsfrist, häufig sieben bis vierzehn Tage, und kann eine Mahngebühr enthalten. Spätestens jetzt sollte der Text auch auf Verzugszinsen hinweisen, sofern Sie diese geltend machen wollen.

Stufe 3: letzte Mahnung

Die letzte Mahnung kündigt die nächsten Schritte an: Übergabe an ein Inkassounternehmen, Beantragung eines Mahnbescheids oder Klage. Kündigen Sie nur an, was Sie tatsächlich umsetzen. Eine angedrohte, aber nie vollzogene Konsequenz schwächt alle künftigen Mahnungen.

Danach: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren

Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Wirkung, endet das interne Mahnwesen. Sie übergeben die Forderung an ein Inkassounternehmen oder beantragen selbst einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht. Widerspricht der Schuldner nicht, kann auf dieser Grundlage ein Vollstreckungsbescheid ergehen.

Wie viele Mahnstufen sind sinnvoll?

Das Gesetz schreibt keine Zahl vor – auch nicht die oft genannten drei Mahnungen. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen haben sich zwei oder drei Stufen bewährt:

• Zwei Stufen (Erinnerung und letzte Mahnung) passen zu Geschäftskunden mit klaren Verträgen und kurzen Zahlungszielen.
• Drei Stufen sind der verbreitete Standard und geben Kunden genug Gelegenheit, ein Versehen zu korrigieren.
• Mehr als drei Stufen verlängern das Verfahren meist ohne zusätzlichen Zahlungseingang und signalisieren, dass es keine Konsequenzen gibt.

Mahnungen und Fristen: welche Abstände zwischen den Mahnstufen üblich sind

Wichtiger als die Anzahl der Stufen ist die Gesamtdauer von der Fälligkeit bis zur Übergabe an Inkasso oder Gericht. Ein Beispiel für drei Stufen:

• Fälligkeit plus 5 bis 7 Tage: Zahlungserinnerung
• 14 Tage später: erste Mahnung mit konkreter Zahlungsfrist
• 14 Tage später: letzte Mahnung mit Ankündigung der nächsten Schritte
• 14 Tage später: Übergabe an Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren

Damit liegt die Gesamtdauer bei rund sieben Wochen. Längere Abstände sind möglich, verschieben aber jede Zahlung nach hinten. Beachten Sie außerdem: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt nach § 286 Abs. 3 BGB Verzug auch ohne Mahnung ein, gegenüber Verbrauchern nur bei einem entsprechenden Hinweis in der Rechnung.

Mahnstufen-Beispiel: Zeitplan für 30 Tage

So kann ein kompakter Zeitplan mit drei Mahnstufen aussehen, gerechnet ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung:

• Tag 0 – Rechnung fällig: noch keine Reaktion, viele Kunden zahlen in den ersten Tagen nach Fälligkeit.
• Tag 7 – Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Gebühr, mit Rechnungsnummer, Betrag und Bankverbindung.
• Tag 14 – erste Mahnung: sachlich, mit Zahlungsfrist von 7 Tagen; Mahngebühr nur in Höhe der tatsächlichen Kosten.
• Tag 28 – letzte Mahnung: bestimmt, mit Ankündigung von Inkasso oder Mahnbescheid; Verzugszinsen werden ausgewiesen.
• Tag 35 – Übergabe: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren; gegenüber Unternehmen zusätzlich die Pauschale von 40 Euro.

Wer mehr Spielraum geben will, verlängert die Abstände auf 14 Tage je Stufe und landet bei rund sieben Wochen (siehe oben).

Mahngebühren, Verzugszinsen und Pauschale

Bei Mahngebühren ist Zurückhaltung angebracht. Ersatzfähig ist im Grundsatz nur der tatsächliche Verzugsschaden, also etwa Porto und Material. Gerichte erkennen dafür meist nur wenige Euro an; die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist in der Regel nicht ersatzfähig. Pauschale Gebühren für den eigenen Arbeitsaufwand sind gegenüber Verbrauchern regelmäßig problematisch.

Daneben gibt es zwei gesetzliche Ansprüche bei Verzug:

• Verzugszinsen nach § 288 BGB: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung 9 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz wird halbjährlich angepasst.
• Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB: gegenüber Schuldnern, die keine Verbraucher sind. Sie wird auf einen Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten angerechnet.

Intelligentes Mahnwesen: Stufen an den Kunden anpassen

Ein starres Schema behandelt den Stammkunden, der einmal eine Rechnung übersehen hat, genauso wie den Kunden, der regelmäßig erst nach der letzten Mahnung zahlt. Intelligentes Mahnwesen setzt hier an:

• Erinnerung vor Fälligkeit: Eine kurze Nachricht einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum verhindert viele Mahnungen, bevor sie entstehen.
• Unterschiedliche Texte je Kundengruppe: Großkunden, Privatkunden und Neukunden brauchen eine andere Ansprache.
• Kleinstbeträge gesondert behandeln: Bei sehr kleinen Forderungen lohnt sich ein teurer Briefversand oft nicht; eine digitale Mahnung oder ein bewusster Verzicht ist wirtschaftlicher.
• Zahlungsverhalten auswerten: Wer weiß, wie pünktlich ein Kunde bisher gezahlt hat, kann Ton und Kanal gezielt wählen. Welche Kennzahlen dabei helfen, zeigt der Ratgeber Debitoren-KPIs: DSO berechnen und reduzieren.

Mahnstufen in Lexware Office und sevDesk einstellen

Beide Programme kennen Mahnstufen, aber nur je Rechnung und ohne feste Automatik: Sie wählen die Stufe beim Erstellen der Mahnung selbst, Texte und Gebühren lassen sich je Stufe hinterlegen. Was fehlt, sind feste Fristen, ein automatischer Versand zum Stichtag und eine Mahnsperre je Kunde. Wer Mahnstufen für alle Rechnungen einheitlich laufen lassen will, braucht ein vorgeschaltetes Mahnwesen, das die offenen Posten aus der Buchhaltung liest und die Stufen selbst zählt – die Buchhaltung bleibt dabei führend für Rechnungen und Zahlungen.

So setzt acucollect Ihre Mahnstufen um

In acucollect, der Mahnwesen-Software von RLOX, legen Sie die Mahnstufen einmal fest; die Mahnläufe halten sich danach automatisch daran:

• Eine bis drei Stufen plus Inkasso: Ein Zeitstrahl zeigt die Abstände in Tagen von der Fälligkeit bis zur Inkasso-Übergabe und die Gesamtdauer.
• Texte und Gebühren je Stufe: Betreff, Text und Mahngebühr pflegen Sie pro Stufe, mit Platzhaltern wie Rechnungsnummer, Betrag, Tage überfällig oder Bankverbindung. Für Debitorengruppen und einzelne Debitoren hinterlegen Sie abweichende Texte und Gebühren.
• Gebühren nur bei echtem Versand: Eine Mahngebühr entsteht erst, wenn die Mahnung tatsächlich versendet ist – je Forderung und höchstens einmal je Stufe. Gegenüber Verbrauchern begrenzt der Mahnlauf die Gebühr automatisch; auf der ersten Stufe fällt keine an.
• Smart Dunning: Zahlungserinnerungen vor Fälligkeit und Regeln für Kleinstforderungen gehören in den höheren Tarifen dazu.
• Übergabe ans Inkasso: Nach der letzten Stufe übergeben Sie Forderungen direkt aus acucollect an ein Inkassounternehmen.

Wie die Stufen im wiederkehrenden Ablauf zusammenspielen, beschreibt der Ratgeber Mahnlauf: Ablauf, Fristen und Automatisierung.