Mahngebühren: Wie hoch dürfen sie sein? Höhe, Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale

Was eine Mahngebühr rechtlich ist

Eine Mahngebühr ist kein Preis für das Mahnen und keine Strafe für den Kunden. Sie ist Schadensersatz: Der Kunde zahlt zu spät, dadurch entsteht Ihnen ein Schaden, und diesen Schaden darf er ersetzen müssen. Grundlage ist der Zahlungsverzug nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§§ 280, 286 BGB). Daraus folgen die drei Regeln, die den Rest dieses Ratgebers bestimmen:

• Ohne Verzug keine Mahngebühr.
• Nur der tatsächliche Schaden ist ersatzfähig, nicht ein frei gewählter Betrag.
• Die Mahnung, die den Verzug erst begründet, löst selbst noch keine Gebühr aus.

Verzug tritt ein, wenn Sie nach Fälligkeit mahnen. Ohne Mahnung tritt er ein, wenn das Zahlungsziel nach dem Kalender bestimmt ist („zahlbar bis 15. März“), und spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Wie hoch darf die Mahngebühr sein?

Ersatzfähig sind die Kosten, die eine Mahnung tatsächlich verursacht: Porto, Papier, Umschlag, Druck. Nicht ersatzfähig ist nach herrschender Auffassung der eigene Zeitaufwand, also die Arbeitszeit, die Ihre Buchhaltung in die Mahnung steckt. Eine Mahnung per E-Mail verursacht fast keine Kosten; eine Gebühr dafür ist deshalb kaum zu begründen.

In der Rechtsprechung haben sich daraus Größenordnungen ergeben: Pauschalen von etwa zwei bis drei Euro je Brief-Mahnung werden regelmäßig akzeptiert, Pauschalen von fünf Euro und mehr in Allgemeinen Geschäftsbedingungen wurden mehrfach für unwirksam erklärt. Wer mehr verlangen will, muss die höheren Kosten im Einzelfall nachweisen können.

Für Pauschalen in AGB gilt zusätzlich § 309 Nr. 5 BGB: Die Pauschale darf den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigen, und dem Kunden muss ausdrücklich der Nachweis offenstehen, dass ein geringerer oder gar kein Schaden entstanden ist. Fehlt dieser Satz, ist die Klausel unwirksam, und Sie können die Gebühr gar nicht verlangen.

Gegenüber Unternehmen ist der Spielraum etwas größer, weil die strengen AGB-Regeln für Verbraucher nicht vollständig gelten. Das Prinzip bleibt aber dasselbe: Schadensersatz, kein Entgelt.

Warum die erste Mahnung meist gebührenfrei bleibt

Die erste Mahnung ist in der Regel die Mahnung, die den Verzug erst herbeiführt. Ein Schaden durch Verzug kann aber nur nach dem Verzugseintritt entstehen. Die Kosten dieser ersten Mahnung sind deshalb nicht ersatzfähig; erst die zweite und jede weitere Mahnung dürfen Mahnkosten enthalten.

Die Ausnahme ergibt sich aus der Regel: Ist der Verzug bereits eingetreten, weil das Zahlungsziel kalendermäßig bestimmt war oder die 30 Tage abgelaufen sind, dann ist auch die erste Mahnung eine Mahnung nach Verzugseintritt, und ihre Kosten sind ersatzfähig. Viele Unternehmen verzichten trotzdem bewusst auf eine Gebühr in der ersten Stufe, weil die Zahlungserinnerung die Kundenbeziehung schonen soll. Wie die Stufen aufeinander aufbauen, zeigt der Ratgeber zu den Mahnstufen.

Verzugszinsen berechnen

Verzugszinsen sind von der Mahngebühr unabhängig und laufen ab dem Verzugseintritt taggenau. Der gesetzliche Zinssatz liegt nach § 288 BGB gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte und gegenüber Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Den Basiszinssatz legt die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und zum 1. Juli jedes Jahres fest; prüfen Sie den aktuellen Wert vor jeder Berechnung.

Die Formel lautet: Forderung mal Zinssatz mal Verzugstage geteilt durch 365.

Ein Beispiel mit einem angenommenen Basiszinssatz von 2 Prozent: Ein Geschäftskunde zahlt 10.000 Euro 60 Tage zu spät. Der Verzugszins beträgt 2 plus 9, also 11 Prozent im Jahr. 10.000 Euro mal 0,11 mal 60 geteilt durch 365 ergibt 180,82 Euro Verzugszinsen. Bei einem Verbraucher wären es 2 plus 5, also 7 Prozent, und damit 115,07 Euro.

Ein höherer Zinssatz kann vertraglich vereinbart sein; dann gilt dieser, sofern er nicht als AGB-Klausel gegenüber Verbrauchern unangemessen ist. Weisen Sie auf der Mahnung aus, ab welchem Tag und mit welchem Satz Sie Zinsen berechnen, sonst ist der Betrag für den Kunden nicht nachvollziehbar.

Die 40-Euro-Pauschale für Unternehmen

Seit 2014 gibt es nach § 288 Abs. 5 BGB eine Verzugspauschale von 40 Euro. Sie gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist, also bei Geschäftskunden und öffentlichen Auftraggebern. Die Pauschale entsteht mit dem Verzugseintritt, ohne dass Sie einen Schaden nachweisen müssen, und zwar je Forderung, nicht je Mahnung.

Zwei Einschränkungen: Die Pauschale wird auf weitere Rechtsverfolgungskosten angerechnet, also auf Anwalts- oder Inkassokosten, die Sie später geltend machen. Und sie kann nicht durch AGB ausgeschlossen werden. Gegenüber Verbrauchern dürfen Sie die 40 Euro nicht verlangen, auch nicht als Mahngebühr verkleidet.

Mahngebühren in AGB und auf der Mahnung formulieren

Eine zulässige AGB-Klausel benennt die Höhe, die Stufe und das Nachweisrecht des Kunden, etwa: Für jede Mahnung nach Verzugseintritt wird eine Mahnkostenpauschale von 2,50 Euro berechnet. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

Auf der Mahnung selbst sollten die Posten getrennt stehen: Hauptforderung, Verzugszinsen mit Zeitraum und Satz, Mahnkosten je Mahnung und bei Unternehmen die Verzugspauschale. Auf Mahngebühren, Verzugszinsen und die Pauschale fällt keine Umsatzsteuer an, weil es sich um echten Schadensersatz handelt; weisen Sie sie deshalb ohne Umsatzsteuer aus.

Mahngebühren bei Verbrauchern und bei Unternehmen

• Mahnkosten: bei beiden nur die tatsächlichen Kosten ab der Mahnung nach Verzugseintritt, in der Praxis wenige Euro.
• Verzugszinsen: Verbraucher fünf, Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
• Verzugspauschale 40 Euro: nur bei Unternehmen.
• 30-Tage-Regel ohne Mahnung: bei Unternehmen immer, bei Verbrauchern nur mit Hinweis auf der Rechnung.
• AGB-Pauschalen: bei Verbrauchern strenge Kontrolle nach § 309 Nr. 5 BGB mit Nachweisrecht, bei Unternehmen etwas mehr Spielraum.

Rechenbeispiel: eine Mahnung mit allen Posten

Ein Geschäftskunde erhält eine Rechnung über 2.500 Euro, zahlbar bis 1. März. Weil das Zahlungsziel kalendermäßig bestimmt ist, tritt Verzug am 2. März ein. Die Zahlungserinnerung vom 15. März bleibt bewusst gebührenfrei. Die zweite Mahnung vom 1. April enthält dann, wieder mit einem angenommenen Basiszinssatz von 2 Prozent:

• Hauptforderung: 2.500,00 Euro
• Verzugszinsen 2. März bis 1. April, 31 Tage, 11 Prozent: 23,36 Euro
• Mahnkosten für die zweite Mahnung: 2,50 Euro
• Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 Euro
• Gesamtbetrag: 2.565,86 Euro

Wäre der Kunde ein Verbraucher, entfielen die 40 Euro, die Zinsen lägen bei 7 Prozent und damit bei 14,86 Euro, und der Verzug wäre ohne Hinweis auf der Rechnung erst mit der Zahlungserinnerung eingetreten.

Wie acucollect Mahngebühren handhabt

In acucollect, der Debitorenmanagement-Software von RLOX, hinterlegen Sie die Mahngebühr je Mahnstufe einmal; die Mahnläufe wenden sie dann einheitlich an:

• Die erste Stufe bleibt gebührenfrei; gegenüber Verbrauchern wird die Gebühr automatisch gedeckelt.
• Eine Gebühr entsteht erst, wenn die Mahnung tatsächlich versendet wurde, je Forderung höchstens einmal je Stufe.
• Mahngebühren werden auf der Mahnung getrennt von der Hauptforderung ausgewiesen und mit Platzhaltern in den Text übernommen.
• Debitorengruppen und einzelne Debitoren können eigene Gebühren haben, etwa null für Schlüsselkunden.

Was nach der letzten Mahnung folgt und welche Kosten dann entstehen, beschreibt der Ratgeber Was passiert nach der letzten Mahnung?.